대행비를 부서별로 나눠 부담하는 방법

부서별 부담을 정하는 출발점

마케팅 담당자는 먼저 이번 배분에 포함할 대행비의 총액과 대상 업무를 정리합니다. 견적에 있는 모든 비용을 곧바로 부서에 나누지 말고, 회사가 공동으로 부담하기로 한 항목과 특정 부서에 연결할 항목을 가립니다. 아직 발주하지 않은 선택 업무는 확정 비용과 별도로 표시하고, 포함 여부를 결정할 사람을 기재합니다.

부서 전용 작업은 요청 부서의 목적에 맞춰 별도로 수행하는 업무를 뜻합니다. 공동 작업은 여러 부서가 함께 사용하는 산출물을 만들거나 공통 기반을 정비하는 업무로 정리할 수 있습니다. 요청서를 제출한 부서와 실제 사용 부서가 다를 수 있으므로, 요청자 이름만으로 전체 비용의 부담 부서를 결정하지 않습니다.

산출물에 연결하는 비용 항목

작업을 나눌 때는 부서 이름부터 나열하기보다 대행사가 수행할 업무와 산출물을 먼저 연결합니다. 같은 산출물에 공통 작업과 부서별 추가 작업이 포함되면 각각의 범위를 따로 기재합니다. 아래 표는 내부 분류에 사용할 수 있는 구성안이며, 계약에 없는 업무나 금액을 새로 만드는 용도로 사용하지 않습니다.

견적이 묶음 금액으로 작성되어 있다면 담당자는 대행사에 작업 범위를 설명할 자료를 요청합니다. 항목별 가격을 받을 수 없을 때는 묶음 금액 안에서 사내 배분에 사용할 작업 단위를 먼저 합의합니다. 내부에서 나눈 금액을 대행사가 실제로 책정한 항목별 가격처럼 표시해서는 안 됩니다.

공동비 배분 기준의 선택

공동비의 기준 후보로는 산출물의 사용 범위와 자료로 입증할 수 있는 작업량을 검토할 수 있습니다. 사용 범위를 택하면 어떤 업무나 서비스에 산출물을 적용할지 부서가 설명해야 합니다. 작업량을 택하면 부서별 요청 내역과 대행사의 수행 기록이 같은 단위로 연결되는지 판단해야 합니다.

구글의 서드 파티 파트너 정책은 광고 관리 수수료를 고객에게 알리고 청구서에 표시하도록 요구합니다. 이 요구는 구글 광고 관리의 비용 공개에 관한 것이며, GEO 대행비를 회사 부서별로 배분하는 공식은 제시하지 않습니다. 회사는 비용 항목을 명확히 전달받는 일과 그 비용을 내부에서 나누는 결정을 별개의 업무로 처리합니다.

합의까지의 실행 순서와 준비 자료

사내 합의는 비용 대상과 작업 분류를 정한 뒤 부서별 부담 기준을 결정하는 순서로 진행합니다. 담당자는 견적서의 업무 설명, 부서별 요청 목록, 산출물 사용 계획, 작업량을 입증할 자료를 준비합니다. 자료가 없는 항목은 임의의 부담액으로 채우지 말고 어떤 판단이 보류되었는지 표시합니다.

1. 배분할 비용과 작업을 정리합니다. 견적 항목에 내부 관리용 식별명을 정하고, 전용 작업과 공동 작업의 범위를 연결합니다.
2. 부서별 부담 기준과 승인자를 합의합니다. 각 부서는 사용 계획이나 요청 근거를 제출하고, 승인자는 기준의 적용 범위와 예외를 결정합니다.
3. 청구 내역을 합의표에 연결합니다. 담당자는 청구 항목이 어느 배분 대상에 해당하는지 기재하고, 변경된 업무가 있으면 기존 합의와 별도로 조정합니다.

승인자는 회의에 참석한 사람이라는 이유만으로 정하지 않습니다. 회사의 내부 권한에 따라 해당 부서의 부담액을 승인할 사람과 공동비의 의견 차이를 조정할 사람을 명시합니다. 실무 담당자가 자료를 취합하더라도 최종 부담을 결정하는 권한까지 맡았다고 해석하지 않도록 역할을 기재합니다.

부담액과 변경 조건을 남기는 합의표

합의표에는 배분 대상, 근거 자료, 부서별 부담액, 승인 책임과 조정 조건을 함께 기록합니다. 승인자와 변경 조건은 같은 칸 안에 항목명을 달아 각각 기재할 수 있습니다. 아래 표의 부담액 칸은 실제 합의 후 작성하며, 예시 금액이나 임의의 부담률을 입력하지 않습니다.

담당자는 합의표의 부서별 부담액을 합산해 배분 대상 총액과 대조합니다. 같은 비용이 전용비와 공동비에 중복 입력되지 않았는지, 제외하기로 한 항목이 합계에 포함되지 않았는지도 점검합니다. 차이가 남으면 계산을 임의로 보정하지 않고 누락 항목이나 미합의 비용의 책임자에게 설명을 요청합니다.

청구 항목명이 견적과 달라졌다면 내부 식별명에 해당 청구 항목을 연결하고 연결 사유를 기록합니다. 명칭 변경만으로 부담 부서를 변경하지는 않습니다. 승인자는 실제 업무 범위가 달라졌는지 판단한 뒤 기존 배분을 유지할지 변경분을 승인할지 결정합니다.

추가 요청과 범위 변경분의 재배분

범위가 변경되면 먼저 기존 비용과 추가로 발생한 비용을 분리합니다. 특정 부서가 공동 산출물에 별도 내용을 요청했다는 이유만으로 기존 공동비 전체를 다시 계산할 필요는 없습니다. 담당자는 추가 작업의 요청 부서, 사용 목적, 비용 발생 여부를 기록하고 앞에서 정한 기준에 따라 추가분의 부담을 협의합니다.

공동 작업을 사용하는 부서가 늘어났다면 비용 증가와 사용 대상 증가를 각각 판단합니다. 기존 산출물을 그대로 사용하는 상황과 대행사가 새 작업을 수행하는 상황은 재배분에 필요한 근거가 다릅니다. 비용이 늘지 않아도 사용 범위 기준의 합의를 변경할 필요가 있는지는 사전에 정한 조정 조건에 따라 결정합니다.

반대로 어느 부서가 사용 계획을 철회하더라도 이미 수행한 작업비가 자동으로 사라지지는 않습니다. 철회 시점까지 수행한 범위와 이후 취소할 수 있는 범위를 대행사의 업무 자료에 연결해야 합니다. 승인자는 철회 부서의 부담을 즉시 없애기보다 기존 합의가 완료 작업과 미수행 작업을 어떻게 처리하도록 정했는지 판단합니다.

작업 단위를 잘못 선택하는 경우

문서 개수만으로 작업량을 계산하면 성격이 다른 업무를 같은 단위로 취급할 수 있습니다. 기존 문구의 일부 수정과 새 자료를 조사해 작성하는 작업은 산출물 개수가 같더라도 수행 범위가 다릅니다. 작업량을 기준으로 쓰려면 어떤 업무끼리 같은 단위로 계산할 수 있는지 먼저 정하고, 성격이 다른 작업에는 별도 항목을 사용합니다.

산출물에 부서 이름이 등장한 횟수도 사용 범위를 그대로 설명하지는 못합니다. 여러 부서가 사용하는 공통 안내에 특정 부서의 표현이 많이 포함되었다고 해서 그 부서에 공동비를 집중시키면 합의 근거가 약해집니다. 담당자는 표현의 양보다 실제 적용 대상과 부서가 제출한 사용 목적을 근거 자료로 연결합니다.

AI 답변에서 특정 부서 관련 내용이 인용되거나 노출된 결과를 비용 배분의 정답으로 사용하지 않습니다. 결과에 따라 비용을 나누려 하면 사전에 승인한 업무와 실제 부담액 사이의 연결이 달라질 수 있습니다. 부서가 결과 지표를 제시하더라도 승인자는 그 지표가 맡긴 작업의 범위와 부담 근거를 설명하는 데 적합한지 별도로 판단합니다.

이어서 읽을 주제

광고대행 수수료를 이어 읽으면 내부 배분에 앞서 대행사의 업무 대가가 어떤 항목으로 설명되는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 병원 검색광고 입찰은 검색광고의 집행 비용이 결정되는 방식을 이해하고 대행 업무 비용과 별도로 판단하려는 경우에 이어 읽을 주제입니다.