GEO 대행비를 월별로 적는 기록표

청구 대상 월과 지급일의 분리

청구 대상 월은 대행사가 어떤 월의 비용을 청구했는지 나타내고, 지급일은 회사가 실제로 결제한 날짜를 나타냅니다. 지급일만으로 월별 비용을 정리하면 늦게 지급한 이전 월의 비용이 현재 월의 비용에 섞일 수 있습니다. 마케팅 담당자는 청구서에 적힌 대상 월을 먼저 기재하고, 결제 담당자가 전달한 지급일을 별도 칸에 추가합니다.

월별 기록은 같은 문서 안에서 계속 누적하되 대상 월과 비용 항목을 기준으로 행을 만듭니다. 한 청구서에 여러 월의 비용이 포함되어 있으면 해당 월별로 행을 나누고 같은 청구서의 문서 식별 정보를 연결합니다. 청구서만으로 대상 월을 알 수 없으면 임의로 배분하지 않고 대행사에 해당 비용의 대상 월을 묻습니다.

월별 누적 기록표의 구성

기록표에는 금액뿐 아니라 금액을 옮긴 문서의 위치도 필요합니다. 아래 구성은 서로 관련된 칸을 묶어 표시한 것이며, 실제 관리 문서에서는 약정액·청구액·지급액을 각각 독립된 칸으로 만들 수 있습니다. 금액이 없는 상태와 지급이 끝난 상태를 같은 표시로 처리하지 않도록 입력 기준도 함께 정합니다.

약정액은 해당 월과 항목에 적용되는 합의 금액이며, 청구액은 대행사가 청구한 금액입니다. 지급액은 회사가 실제 지급한 금액이므로 청구액을 그대로 복사하지 않습니다. 아직 지급 자료를 받지 못했다면 금액을 추정하지 않고 상태 칸에 자료 수령 전이라는 설명을 남깁니다.

계약상 항목명과 정책 참고 범위

비용 항목명은 계약서나 비용 합의 문서에서 사용하는 명칭을 유지합니다. 사내에서 짧은 이름을 사용해야 한다면 계약상 이름을 삭제하지 말고 별도의 표시명을 추가합니다. 담당자는 청구서의 항목명이 계약상 명칭과 다를 때 두 이름의 대응 관계를 메모합니다.

구글의 서드 파티 파트너 정책은 고객에게 구글 광고 비용을 전달할 때 파트너의 수수료를 제외한 구글 청구 금액을 알리도록 정합니다. 별도로 청구하는 관리 수수료는 신규 판매 전에 서면으로 알리고 고객의 청구서에도 표시하도록 요구합니다. 이는 구글 광고 관리에 적용되는 정책이며 GEO 대행 전체의 의무를 뜻하지 않습니다.

GEO 기록표에서는 이 정책을 비용의 출처를 혼합하지 않는 참고 기준으로 활용할 수 있습니다. 광고 관리까지 함께 맡긴 계약이라면 광고 집행 비용과 대행 서비스 비용의 이름을 각각 유지합니다. 기존 문서에 없는 세부 항목을 담당자가 임의로 만들어 총액을 배분하지는 않습니다.

자료 준비와 기록 순서

마케팅 담당자는 계약서, 해당 월의 비용 합의 문서, 청구서를 준비하고 결제 담당자는 지급 증빙을 전달합니다. 문서마다 어떤 월과 항목을 뒷받침하는지 표시하면 입력 중 자료를 다시 찾는 일을 줄일 수 있습니다. 대행사와 주고받은 설명은 청구서 자체와 따로 보관하되 같은 기록에서 찾을 수 있도록 문서 식별 정보를 남깁니다.

1. 청구 대상 월과 비용 항목을 정합니다. 여러 월이 섞인 청구는 월별로 나누고 계약상 항목명을 기재합니다.
2. 약정액·청구액·지급액을 해당 자료에서 옮깁니다. 지급일은 실제 지급 증빙을 기준으로 입력하고 미수령 자료는 상태로 표시합니다.
3. 금액 칸 사이에 차이가 있으면 보조표를 작성합니다. 차이가 발생한 칸, 사유, 관련 문서와 정정 이력을 연결합니다.

계약서에 월별 금액이 없고 전체 계약 금액만 있다면 담당자가 임의로 월별 약정액을 계산하지 않습니다. 월별 배분에 관한 합의 자료가 있는지 대행사에 묻고, 자료를 받기 전에는 약정액의 입력 상태를 남깁니다. 청구서가 먼저 도착했더라도 그 금액을 약정액 칸에 대신 기재하지 않습니다.

금액 차이 설명용 보조표

보조표는 월별 기록표의 어느 금액에 설명이 필요한지 연결하는 문서입니다. 아래처럼 관련 칸을 묶어 설계하되 실제 입력 화면에서는 사유, 상태, 정정 내역을 각각 분리할 수 있습니다. 설명을 기다리는 항목도 행을 만들고 담당자가 받은 답변과 처리 결과를 순서대로 추가합니다.

차이 금액에는 계산 방향을 함께 적어 부호의 뜻을 알 수 있게 합니다. 청구액에서 약정액을 뺀 차이와 청구액에서 지급액을 뺀 차이는 서로 다른 항목으로 기록합니다. 같은 행에 설명을 섞지 않아야 대행사의 청구 설명과 회사의 결제 진행 상태를 각각 읽을 수 있습니다.

사유에는 담당자의 추측 대신 대행사 회신이나 사내 결제 기록에서 알 수 있는 내용을 기재합니다. 설명을 받았지만 관련 문서가 아직 없으면 설명 수령과 문서 대기를 별도로 표시합니다. 담당자는 후속 자료를 받은 날짜와 보관 위치를 추가하고, 해결된 차이도 삭제하지 않습니다.

미확인 금액과 미지급의 차이

자료를 받지 못한 금액은 미지급 금액으로 단정하지 않습니다. 청구서는 있으나 지급 증빙이 없을 때에는 결제가 진행되지 않았는지, 지급은 끝났지만 증빙 전달만 늦었는지 결제 담당자에게 묻습니다. 답변을 받기 전에는 지급액을 확정하지 않고 필요한 자료와 연락한 날짜를 남깁니다.

빈칸의 뜻도 기록표 안에서 정해 놓아야 합니다. 입력 대기, 해당 없음, 자료 미수령을 모두 빈칸으로 처리하면 다음 담당자가 상태를 가리기 어렵습니다. 금액 칸에는 금액만 입력하고 그 사유는 상태 칸에 기재하는 방식으로 관리합니다.

월별 정리를 마친 뒤 뒤늦게 지급한 비용은 새로운 월의 청구로 추가하지 않습니다. 기존 대상 월의 기록에 지급 내역을 연결하고, 지급일 기준으로 필요한 목록은 그 기록에서 따로 추출합니다. 이렇게 하면 청구 대상 월을 기준으로 정리한 목록과 실제 결제 날짜를 기준으로 정리한 목록을 함께 관리할 수 있습니다.

정정 전후 기록의 보존

정정 청구서를 받으면 현재 사용할 청구액을 수정하되 이전 청구 내용을 보조표에 남깁니다. 수정 전후 금액, 정정 문서를 받은 날짜, 수정한 담당자와 문서 위치를 기재합니다. 처음 받은 청구서를 삭제하면 기존 지급액이 어떤 청구를 근거로 처리됐는지 설명하기 어려워집니다.

대행사가 설명 문구만 고쳤는지 금액도 정정했는지는 따로 기록합니다. 사유가 보완됐다는 이유로 청구액까지 변경하거나, 금액이 정정됐다는 이유로 실제 지급액을 수정하지 않습니다. 각 칸은 그 칸의 근거 자료가 변경됐을 때만 수정합니다.

담당자가 오입력한 경우에도 같은 방식으로 이력을 남깁니다. 입력 오류와 대행사의 청구 정정을 다른 사유로 기록하면 이후 문서를 찾을 때 필요한 자료를 선택하기 쉽습니다. 월별 정리를 마칠 때는 미해결 항목의 담당자와 다음에 받을 자료를 보조표에 추가합니다.

분할 지급과 합산 지급의 연결

한 청구액을 나눠 지급했다면 월별 기록표에는 해당 항목의 누적 지급액을 기재하고 지급 건별 내역은 별도로 연결합니다. 지급일과 증빙이 여러 개라는 사실을 한 칸의 메모만으로 처리하지 않고, 각 지급 건을 찾아갈 수 있는 식별 정보를 남깁니다. 합계만 기록하면 어느 지급 증빙이 빠졌는지 가리기 어렵습니다.

여러 청구를 한 번에 지급한 경우에는 지급 총액을 각 청구 행에 반복해서 입력하지 않습니다. 결제 담당자가 전달한 배분 내역을 기준으로 각 행의 지급액을 기재합니다. 배분 자료가 없다면 임의로 나누지 않고 합산 지급 건과 연결된 청구 목록을 먼저 남긴 뒤 배분 내역을 요청합니다.

이어서 읽을 주제

병원 마케팅 대행 비용은 업종별 계약에서 비용이 어떤 업무에 대응하는지 이해하려는 경우 이어 읽을 주제입니다. 월별 기록표의 형식을 정한 뒤에는 해당 업종의 계약 항목을 읽는 기준을 함께 정리할 수 있습니다.