종료 의사와 조건 확정의 차이
대행 종료 통보는 종료 의사를 밝히는 일과 종료일·남은 작업·비용 조건을 확정하는 일을 구분해 진행하는 것이 좋습니다. 회사가 통보한 내용과 대행사에 확인을 요청한 내용을 따로 남기는 방식으로 설계합니다. 종료하기로 결정했다면 대상 계약과 회사의 의사를 명시하고, 아직 합의하지 않은 조건에는 회신을 요청합니다.
통보문에 요청 종료일을 기재했다고 해서 그 날짜를 양측이 합의한 종료일로 기록하지는 않습니다. 담당자는 회사가 요청한 날짜와 대행사가 수락한 날짜를 각각 기록합니다. 남은 작업이나 비용에 이견이 있다면 날짜에 대한 답변과 별개로 처리합니다.
| 통보에 적을 항목 | 회사가 밝힐 내용 | 대행사에 확인할 내용 |
|---|---|---|
| 대상 계약과 종료 의사 | 종료 대상 계약명과 종료 의사 | 대행사가 이해한 종료 대상 범위 |
| 요청 종료일 | 회사가 요청하는 종료 날짜 | 해당 날짜에 대한 수락 여부와 다른 일정 제안 |
| 남은 작업 | 계속 진행하거나 멈추기를 요청하는 작업 | 처리 가능 범위와 변경이 필요한 작업 |
| 비용 조건 | 답변이 필요한 청구·공제 항목 | 적용 조건과 근거 자료 |
표의 항목을 모두 확정된 조건처럼 한 문장에 묶지 않습니다. 통보문 안에서도 회사의 결정, 회사의 요청, 대행사의 답변이 필요한 사항을 각각 표시합니다. 대행사가 일부 항목에만 답하더라도 어떤 질문이 남았는지 찾을 수 있도록 항목 이름을 유지합니다.
통지 조건을 읽는 기준
통보 전에 담당자는 계약서와 변경 합의에서 통지 기한, 수신 대상, 전달 수단을 찾습니다. 계약에 적힌 대상과 평소 업무 연락 상대가 다르면 지정된 수신 대상에게 전달할 준비를 합니다. 실무 담당자에게도 내용을 공유할 필요가 있다면 계약상 통지 대상과 업무 공유 대상을 따로 기재합니다.
대한민국 정책브리핑은 온라인 광고대행 계약에서 해지가 가능하더라도 이미 진행한 광고 비용이나 위약금 등을 공제하는 약관 조항이 있을 수 있다고 설명합니다. GEO 대행 종료를 통보하는 회사는 이 안내를 참고해, 종료 요청과 비용 조건에 대한 답변을 별도 항목으로 작성할 수 있습니다. 이 안내만으로 개별 GEO 계약의 비용 부담이나 종료 조건을 판단하지는 않습니다.
계약 문구가 모호하면 담당자가 편의에 따라 통지 조건을 단정하지 않습니다. 관련 문구를 인용해 어느 수신 대상과 전달 수단을 적용해야 하는지 질문하고, 내부 계약 담당자에게도 해석을 요청합니다. 통지 기한과 회사의 희망 일정이 맞지 않는 경우에는 요청 날짜를 숨기지 말고 일정 조정이 필요한 사항으로 명시합니다.
자료 준비와 통보 전달 순서
회사 담당자는 계약 원문, 변경 합의, 현재 진행 중인 작업 목록과 비용 관련 문서를 준비합니다. 모든 업무 자료를 첨부하기보다 종료 통보의 대상과 질문을 설명하는 데 필요한 부분을 선택합니다. 계약 문서의 명칭과 작성일을 함께 기재하면 서로 다른 계약을 전제로 답하는 오류를 줄일 수 있습니다.
- 계약의 통지 조건을 정리합니다. 담당자는 관련 조항과 적용할 수신 대상·전달 수단을 연결하고, 해석이 필요한 문구를 표시합니다.
- 종료 의사와 요청 종료일을 작성합니다. 종료 대상 계약을 명시하고, 종료일은 회사의 요청인지 기존 합의에 따른 날짜인지 밝힙니다.
- 남은 작업과 비용에 대한 질문을 작성합니다. 작업별로 계속 진행하거나 멈추기를 요청하는 내용을 기재하고, 비용에는 적용 근거에 대한 답변을 요청합니다.
- 통보를 전달하고 회신을 정리합니다. 담당자는 발송한 문서와 수신 회신을 연결해 보관하고, 답하지 않은 항목에 대해서만 추가 질문을 보냅니다.
작업에 대한 요청에는 대상과 처리 방향을 함께 씁니다. 이미 진행 중인 작업과 새로 시작할 작업을 한꺼번에 중단 요청으로 묶으면 대행사가 어느 작업까지 처리해야 하는지 해석하기 어렵습니다. 회사가 중단을 요청한 상태인지, 대행사가 중단 가능 여부를 답한 상태인지도 기록에서 드러나게 합니다.
회신별 확정 사항과 추가 질문
회신을 받으면 담당자는 항목마다 답변이 회사의 요청과 일치하는지 대조합니다. 다른 조건을 제시한 답변은 대행사의 제안으로 기록하고, 회사가 수락하기 전에는 합의된 내용으로 처리하지 않습니다. 아래 표는 회신 문구를 그대로 복사하는 표가 아니라 다음 연락에서 물을 내용을 정하는 기록 방식입니다.
| 회신 확인 항목 | 확정된 내용 | 미합의 내용과 추가 질문 |
|---|---|---|
| 종료 대상 | 양측이 같은 대상으로 명시한 계약 | 일부 업무만 종료한다는 답변이면 제외 업무 질문 |
| 종료일 | 양측이 명시적으로 동의한 날짜 | 다른 날짜를 제시하면 변경 이유와 회사 수락 여부 |
| 남은 작업 | 양측이 수락한 진행·중단 범위 | 답변이 없는 작업의 처리 방향 질문 |
| 비용 조건 | 양측이 동의한 적용 항목과 조건 | 근거가 빠진 청구·공제 항목의 설명 요청 |
추가 질문에는 기존 질문의 항목 이름과 답변이 부족한 부분을 함께 기재합니다. 전체 통보문을 다시 보내며 모든 조건을 재논의하기보다, 남은 질문을 좁혀 답변을 요청합니다. 회사가 대행사의 변경 제안을 수락했다면 그 의사도 별도 회신으로 남깁니다.
접수 회신을 합의로 처리하는 오류
대행사가 통보를 받았다고 답한 사실과 개별 조건에 동의한 사실은 따로 기록합니다. 접수했다는 답변만 있다면 수신 회신에는 기록하되, 종료일이나 비용 항목의 확정 근거로 옮기지 않습니다. 담당자는 답변에서 무엇을 수락했는지 찾을 수 없을 때 해당 항목에 대한 명시적인 답을 요청합니다.
종료일을 수락하면서 비용은 추후 안내하겠다고 답할 수도 있습니다. 이때 종료일에 관한 동의는 기록하고 비용 항목은 답변 대기로 표시합니다. 회사의 기록 편의를 위해 회신 전체를 합의 완료나 합의 실패로 처리하지 않습니다.
비용 안내서가 첨부됐다는 사실만으로 회사가 그 조건에 동의한 것으로 기록하지도 않습니다. 회사 담당자는 문서를 받은 상태, 설명을 요청한 상태, 회사가 수락한 상태를 나눠 표시합니다. 비용의 적법성이나 부담 의무에 대한 판단이 필요하면 통보문 작성과 별도의 계약 검토로 처리합니다.
통보 이후 문서 변경 기록
회사가 요청 종료일이나 작업 중단 범위를 변경할 때는 변경한 항목을 특정해 다시 전달합니다. 기존 통보문을 수정한 파일만 보내면 대행사가 어느 내용을 새 요청으로 받아들여야 하는지 알기 어렵습니다. 변경한 이유를 길게 설명하기보다 이전 요청 중 유지되는 항목과 변경되는 항목을 명시합니다.
담당자는 최초 통보, 변경 요청, 대행사 답변, 회사의 수락 회신을 각각 보관합니다. 내부 요약에는 현재 적용하기로 합의한 내용과 아직 답변이 필요한 내용을 기재하고, 해당 판단에 사용한 문서를 연결합니다. 후속 회신이 도착하면 기존 문서를 삭제하지 않고 요약의 상태를 갱신합니다.
전화로 일정이나 작업 방향을 조정했다면 담당자는 대화 내용을 문서로 정리해 상대에게 전달합니다. 회사가 이해한 변경 내용이 맞는지 답변을 요청하고, 회신이 없으면 내부 요약에도 응답 대기라고 표시합니다. 이 기록 방식이 특정 전달 수단의 법적 효력을 보장한다고 설명하지는 않습니다.
새 제안을 받은 뒤의 답변 범위
대행사가 종료 대신 업무 축소나 계약 연장을 제안하면 회사는 그 제안을 받은 사실과 수락 여부를 따로 기록합니다. 내부에서 논의할 예정이라는 답변을 보낼 때는 현재 종료 요청을 유지하는지도 함께 밝힙니다. 제안을 논의한다는 이유만으로 기존 요청을 철회한 것으로 내부 문서를 변경하지 않습니다.
새 제안에 답하려면 조건별로 질문을 이어가기 전에 회사의 의사결정 담당자를 정합니다. 업무 담당자가 일정만 조율하면서 계약 연장까지 동의하는 일이 없도록 답할 수 있는 범위를 정합니다. 제안을 거절할 때는 새로운 조건을 논의하지 않겠다는 의사와 기존 요청에 대해 남아 있는 회신 항목을 전달합니다.
자주 묻는 질문
종료 통보에는 회사 직인을 반드시 넣어야 합니까?
모든 계약에 같은 형식을 적용하지는 않습니다. 계약에서 요구하는 문서 형식과 회사의 대외 문서 승인 절차를 먼저 적용합니다. 직인이 필요하다는 요청을 받으면 해당 요구가 어느 계약 조건에 근거하는지 설명을 요청합니다.
대행사가 통보에 답하지 않으면 어떻게 해야 합니까?
같은 내용을 반복 발송하기 전에 지정된 수신 대상에게 전달했는지와 연락 정보에 오류가 없는지 점검합니다. 이후 답변이 필요한 항목과 회신을 요청하는 일정을 명시해 다시 연락합니다. 무응답을 종료 동의로 처리하지 말고, 계약 해석이 필요하면 내부 계약 담당자에게 후속 대응을 요청합니다.
종료 통보를 여러 계약에 한꺼번에 보내도 됩니까?
한 문서로 보내더라도 계약별 요청과 질문을 따로 읽을 수 있어야 합니다. 계약마다 통지 조건이나 요청 일정이 다르면 문서를 나누는 편이 혼선을 줄일 수 있습니다. 담당자는 공통 문구를 복사하기 전에 각 계약에 적용되는 항목을 대조합니다.
통보 내용에 오류가 있으면 전체를 취소해야 합니까?
단순한 표기 오류라면 정정 항목과 올바른 내용을 명시해 전달할 수 있습니다. 종료 대상이나 회사 의사 자체가 달라지는 오류라면 담당자가 임의로 문구만 고치지 말고 내부 승인을 다시 받습니다. 정정 연락에는 기존 문서 중 어떤 내용에 영향을 주는지 기재합니다.
대행사가 해지를 거부하면 어디에 도움을 요청합니까?
대한민국 정책브리핑은 온라인 광고대행사가 계약서 등을 이유로 해지를 거부하거나 과도한 위약금을 요구하는 경우 한국공정거래조정원의 약관분쟁조정협의회에 분쟁조정을 신청하거나 공정거래위원회에 약관심사를 청구하는 경로를 안내합니다. 회사는 해당 경로가 자신의 계약과 쟁점에 적용되는지 기관에 문의할 수 있습니다. 문의할 때는 계약 문서와 통보·회신 기록을 준비합니다.