여러 대행사와의 계약을 한 표로 관리하는 방식

계약별 행과 식별번호

같은 대행사에 맡긴 업무라도 별도로 체결한 계약이면 각각의 행을 만듭니다. 대행사 이름으로 묶으면 계약마다 다른 종료일이나 비용 조건을 하나의 약정처럼 처리할 수 있으므로, 대행사 이름은 행을 찾는 보조 항목으로 사용합니다. 식별번호는 계약이 끝난 뒤에도 유지해 청구서와 합의 문서가 어느 계약에 속하는지 추적합니다.

관리표의 역할은 체결된 약정을 빠르게 찾고 다음 업무를 정하는 것입니다. 담당자는 계약 내용을 요약하되 표의 문장을 새로운 의무로 해석하지 않도록 원문 위치를 함께 기재합니다. 아직 합의되지 않은 요청은 계약상 의무에 섞지 않고 처리 사항에 기재합니다.

관리표에 필요한 공통 항목

공통 항목은 모든 계약에 같은 질문을 적용할 수 있도록 구성합니다. 아래 항목 묶음은 실제 관리표에서 각각의 열로 펼쳐 사용하며, 긴 문서 설명은 별도 기록으로 연결합니다.

같은 열을 사용하더라도 계약에 없는 조건을 다른 계약에서 복사해서는 안 됩니다. 해당 조항을 찾지 못했거나 해석이 확정되지 않았다면 ‘확인 필요’라고 표시하고 미해결 이유를 추가합니다. 빈칸은 입력 누락인지 조건이 없는 것인지 가리기 어려우므로 상태를 명시합니다.

대표는 전체 행에서 결정이 필요한 계약을 찾고, 마케팅 담당자는 해당 행에서 원문과 진행 기록을 엽니다. 재무 담당자에게 필요한 청구 자료도 같은 식별번호로 연결하면 업무 설명과 결제 내역을 서로 다른 계약에 연결하는 오류를 줄일 수 있습니다.

원문 연결부터 담당 지정까지

입력은 계약별 원문 연결, 공통 항목 입력, 다음 기한과 담당 지정 순서로 진행합니다. 마케팅 담당자는 체결 계약서와 부속 문서, 이후 합의한 문서, 청구 자료를 모으고 문서별로 관련 계약을 표시합니다. 사내 승인 기록이 있다면 그 기록이 어떤 합의를 승인했는지도 함께 연결합니다.

1. 계약별 식별번호를 부여하고 체결 문서의 이름, 보관 위치, 관련 조항을 기재합니다. 부속 문서가 본문에서 참조되는지도 대조합니다.
2. 업무와 산출물, 비용, 시작·종료일, 갱신과 종료 통지 조건을 공통 열에 입력합니다. 표현이 모호한 항목은 추정해서 채우지 않고 질문으로 남깁니다.
3. 다음 행동을 정하고 처리 기한과 사내 담당자를 지정합니다. 원문에 기한이 없으면 계약상 기한과 내부에서 정한 처리 목표를 따로 기재합니다.

다음 처리 사항은 ‘진행 중’처럼 넓은 표현보다 ‘산출물 수령 후 승인 요청’처럼 담당자가 수행할 행동으로 씁니다. 외부 답변이 필요한 업무에는 질문을 보낸 상대와 발송 기록을 연결하고, 사내 결정이 필요한 업무에는 승인할 사람을 기재합니다.

항목별 입력 자료와 미해결 표시

자료가 모였다고 모든 항목을 확정 상태로 처리하지는 않습니다. 담당자는 아래 기준으로 입력값의 근거를 가리고, 자료가 충돌하는 항목은 해결할 상대와 필요한 문서를 함께 기록합니다.

질문을 보냈다는 사실과 조건이 확정됐다는 사실은 별도로 기록합니다. 답변을 받으면 담당자가 그 답변으로 미해결 사유가 해소됐는지 판단한 뒤 상태를 변경합니다. 계약 변경이 필요한 답변이라면 단순 질의 회신만으로 입력값을 확정하지 않고 합의 문서를 확보합니다.

비용과 적용 범위의 혼동

대행료와 별도 지출은 금액이 청구되는 근거에 따라 나누어 관리합니다. 하나의 청구서에 함께 기재됐더라도 계약 금액에 포함된 작업인지, 추가 승인이 필요한 지출인지 판별할 수 있도록 비용 설명을 남깁니다. 추가 비용이 없다는 근거를 확보하지 못했다면 별도 비용 항목을 임의로 ‘없음’으로 처리하지 않습니다.

구글의 서드 파티 파트너 정책은 광고 비용을 고객에게 알릴 때 파트너 수수료를 제외한 구글 청구 금액을 전달하도록 요구합니다. 구글 광고 비용 외에 관리 수수료를 청구할 때는 신규 판매 전에 서면으로 알리고 청구서에도 표시하도록 정합니다. 광고 관리가 포함된 계약에서는 그 업무와 관련된 비용 항목에 적용 근거를 연결합니다.

이 광고 정책을 GEO 계약 전체의 보고 의무로 확대해서는 안 됩니다. 검색 최적화 작업과 광고 관리가 함께 포함돼 있다면 어떤 업무에 적용되는 설명인지 표시하고, 나머지 업무의 보고 항목은 해당 계약과 합의 문서에서 찾습니다.

변경 문서와 처리 이력

변경 문서가 생기면 담당자는 영향을 받는 항목만 수정하고 변경 전 값과 근거를 이력에 남깁니다. 문서를 받은 날짜만으로 적용 순서를 정하지 말고, 변경 대상과 적용 시점을 읽어 기존 약정의 어느 부분이 변경됐는지 기재합니다.

종료일이 변경됐더라도 갱신이나 통지 조건까지 자동으로 변경됐다고 처리하지 않습니다. 다른 항목에도 영향이 있는지 대조한 뒤 불명확한 부분은 해당 행의 처리 사항으로 등록합니다. 정산이나 자료 반환처럼 종료 이후에 남은 업무가 있다면 계약 상태와 별도로 완료 여부를 관리합니다.

종료·갱신 조건 옆에는 통지 전에 필요한 사내 결정을 기재합니다. 마케팅 담당자가 계속 맡길 업무를 정리해야 하는지, 재무 담당자가 미결제 내역을 정리해야 하는지에 따라 후속 업무의 담당자가 달라집니다. 통지 기록을 남겼더라도 이러한 업무가 모두 끝났다고 표시하지 않습니다.

같은 업무의 중복 청구 단서

여러 계약에 비슷한 업무명이 있으면 실제 작업 대상과 제출물을 대조합니다. 업무명이 같다는 이유만으로 중복 계약이라고 판단하지 않고, 같은 문서나 작업 결과를 각각의 계약 이행 자료로 제출했는지 가립니다. 업무 대상이 겹치면 각 대행사에 맡긴 범위와 별도 청구의 근거를 질문합니다.

공동 작업이 필요한 경우에는 어느 계약에서 어떤 결과물을 받는지 연결 관계를 기록합니다. 한 대행사의 제출물이 다른 대행사 작업의 선행 자료라면 수령 지연이 영향을 주는 계약도 표시합니다. 회사가 전달해야 할 자료를 빠뜨린 경우에는 대행사 미이행으로 단정하지 않고 사내 처리 사항을 별도로 등록합니다.

이어서 읽을 주제

광고대행 수수료를 이어 읽으면 계약 관리표의 비용 항목을 실제 청구 내역과 연결할 때 대행 서비스 대가와 별도 지출의 성격을 판단하는 데 도움이 됩니다. 광고 관리가 포함된 계약의 지출을 정리할 때 참고할 수 있습니다.