진단 자료의 공개 범위와 사용 조건
비공개 여부는 파일 전체에만 표시하지 말고 내용 단위로 정하는 것이 좋습니다. 공개된 소개 자료에도 내부 메모나 미발표 계획이 추가되어 있다면 해당 부분은 별도로 처리합니다. 대행사가 요청한 자료에 진단 목적과 관계없는 내용이 포함되면 담당자는 그 내용을 제외한 사본을 준비하고, 제외한 부분 때문에 답할 수 없는 질문이 있는지 대행사에 설명을 요청합니다.
| 진단 자료 | 허용할 사용·열람 범위 | 전달 전 확인할 조건 |
|---|---|---|
| 공개된 사이트 내용 | 합의한 페이지의 진단과 보고서 설명 | 공개 내용에 내부 메모가 섞였는지 |
| 내부 콘텐츠 계획 | 지정한 진단자의 업무상 열람 | 미발표 내용의 인용 허용 여부 |
| 검색·분석 보고서 사본 | 필요한 항목을 이용한 상태 분석 | 대상 밖 자료와 식별 정보의 제외 여부 |
| 계정에서 열람할 자료 | 합의한 진단 대상의 조회 | 접근 가능한 다른 자료의 존재 여부 |
이 표는 회사가 전달 조건을 정할 때 사용할 실무 기준입니다. 담당자는 자료별로 사용 목적을 기재하고, 보고서에 원문을 옮길 수 있는지 또는 요약만 허용하는지도 정합니다. 대행사가 자료를 요청했다는 사실만으로 모든 용도의 사용을 승인한 것으로 처리하지 않습니다.
계정 접근이 허용하는 자료의 범위
구글 애널리틱스 고객센터는 계정 수준에서 추가한 사용자가 그 계정의 모든 속성에 같은 접근 권한을 갖고, 속성 수준에서 추가한 사용자는 해당 속성에 접근한다고 설명합니다. 회사 담당자는 진단 대상이 특정 속성에 한정되어 있을 때 계정 전체의 자료까지 열람할 필요가 있는지 판단합니다. 비밀유지 합의가 있어도 실제 접근 범위가 요청 목적보다 넓다면 자료 관리 조건을 다시 정해야 합니다.
구글 애널리틱스 고객센터는 상위 수준에서 부여한 권한을 하위 수준에서 더 적게 만들 수 없다고 설명합니다. 담당자는 특정 속성만 승인했다는 문서와 실제 부여된 접근 수준이 일치하는지 대조합니다. 접근 대상 목록에는 진단에 쓰지 않을 속성도 포함되는지 기재하고, 의도하지 않은 자료가 열람 대상에 포함되면 계정 관리 담당자에게 범위 조정을 요청합니다.
대행사가 비밀유지 약정에 동의했는지와 회사가 어느 자료를 열람하게 했는지는 별도로 관리할 항목입니다. 회사는 약정 문구만 보관하지 말고 자료 목록과 접근 대상 목록도 함께 관리합니다. 권한 설정의 구체적인 절차는 해당 계정을 관리하는 담당자가 처리하도록 요청합니다.
자료 전달 전후의 진행 순서
회사는 비공개 자료의 사용 조건을 정한 뒤 접근과 전달 경로를 확정하고, 보고서를 받을 때 공유 기록을 대조하는 순서로 진행하는 것이 좋습니다. 마케팅 담당자는 전달할 자료 목록, 계정 접근 대상 목록, 회사 내부의 승인 담당자 정보를 준비합니다. 자료의 공개 여부를 판단할 수 없다면 해당 자료를 관리하는 부서에 먼저 묻습니다.
- 비공개 내용과 허용할 사용을 정합니다. 회사 담당자가 원본에서 전달본을 만들고 파일명, 내용 범위, 인용 조건을 목록에 기재합니다.
- 진단자의 접근과 전달 경로를 확정합니다. 대행사에 실제 열람자와 자료를 받을 위치를 요청하고, 추가 수신자가 필요한 경우의 승인 방법을 합의합니다.
- 보고서와 공유 기록을 대조합니다. 전달본 목록을 기준으로 사용된 자료와 보고서 수신자를 연결하고, 합의하지 않은 처리는 별도로 설명받습니다.
전달 경로는 회사가 보낸 위치에서 끝내지 말고 대행사가 자료를 받은 뒤의 처리까지 기록하는 것이 좋습니다. 대행사가 내려받은 사본으로 작업할 예정이라면 담당자는 사본의 보관 위치와 업무상 열람자를 설명해 달라고 요청합니다. 회사가 허용한 전달 방식과 다른 처리가 필요해지면 자료를 옮기기 전에 승인을 요청하도록 합의합니다.
| 비밀유지 확인 지점 | 대행사에 요청할 기록 | 미확인 시 보류할 처리 |
|---|---|---|
| 자료 수신 | 수신자와 전달본 목록 | 비공개 원본의 추가 전달 |
| 계정 열람 | 진단 대상과 실제 접근 수준 | 대상 밖 자료의 열람 |
| 외부 AI 입력 | 사용 서비스와 입력 내용의 승인 내역 | 비공개 내용의 입력 |
| 보고서 재공유 | 수신자와 공유한 보고서 버전 | 미승인 수신자에게 전달 |
기록이 비어 있는 항목은 허용된 것으로 간주하지 않고 미합의 상태로 표시합니다. 담당자는 대행사에 필요한 정보를 요청한 뒤 해당 처리의 승인 여부를 답합니다. 보류 항목이 있어도 공개 자료로 수행할 수 있는 진단은 계속할 수 있는지 별도로 협의합니다.
외부 AI 입력과 보고서 재공유 승인
외부 AI 서비스에 자료를 입력할 계획이 있다면 회사는 서비스 이름, 입력할 내용, 사용 목적을 사전에 요청하는 것이 좋습니다. 담당자는 비공개 원문을 입력할지, 일부를 삭제한 내용만 입력할지, 입력 없이 작업할지를 정하고 승인 내역을 남깁니다. 서비스의 저장이나 학습 정책을 알 수 없는 상태에서는 안전하게 처리된다고 추정하지 않습니다.
보고서 재공유 승인은 진단 자료 전달 승인과 별도로 받도록 정합니다. 회사 담당자는 대행사가 내부 협업자에게 전체 보고서를 전달해야 하는지, 일부 발췌본으로 업무를 수행할 수 있는지 설명을 요청합니다. 승인 기록에는 수신자뿐 아니라 공유할 파일의 버전과 첨부 자료도 함께 기재합니다.
검색 차단을 비밀유지로 해석하는 오류
검색 차단 설정이 있다는 이유로 비공개 자료를 공개 페이지에 올려 전달하는 방식은 피하는 것이 좋습니다. 구글 검색 센터는 로봇 배제 파일이 크롤러의 접근 대상을 안내하는 용도이며, 페이지가 구글 검색에 표시되지 않도록 하는 수단은 아니라고 설명합니다. 회사는 이 설정을 자료 수신자나 열람자를 제한하는 조건으로 대신 사용하지 않습니다.
대행사가 검색 접근 상태를 진단하면서 해당 설정을 언급하면 담당자는 검색 크롤러에 관한 설명인지, 사람의 자료 열람을 제한한다는 설명인지 가립니다. 검색 설정에 대한 설명만 있다면 비공개 자료를 전달할 수 있는 조건이 합의됐다고 처리하지 않습니다. 자료를 어디에 올릴지 결정하기 전에 그 위치에서 누가 내용을 받을 수 있는지 별도로 답을 요청합니다.
진단 보고서에서도 검색 차단 상태와 비밀유지 조치의 이행 상태를 따로 기록하는 것이 좋습니다. 전자는 사이트의 검색 접근에 관한 진단 내용이고, 후자는 회사가 승인한 자료 처리 조건을 지켰는지에 관한 관리 내용입니다. 담당자는 두 항목이 하나의 완료 표시로 처리되었다면 각각의 근거를 적도록 요청합니다.
보고서와 자료 사용 기록의 불일치
보고서를 받을 때는 결론뿐 아니라 비공개 자료가 어떤 형태로 포함됐는지도 대조합니다. 담당자는 원문 인용, 화면 이미지, 표의 항목 이름, 첨부 파일을 전달본 목록과 연결합니다. 사용 여부를 알 수 없는 내용이 있다면 대행사에 출처 자료와 사용 이유를 묻고, 승인 범위를 벗어난 부분은 수정하도록 요청합니다.
요약문도 원본의 비공개 내용을 전달할 수 있으므로 원문을 삭제했다는 설명만으로 검토를 마치지 않습니다. 여러 자료의 내용을 합친 문장에서 미발표 계획이나 내부 판단이 드러나는지 회사 담당자가 판단합니다. 보고서 수신자에게 필요하지 않은 내용이라면 삭제하거나 별도 제한본으로 분리하도록 요청합니다.
공유 기록에는 파일을 보냈다는 표시 외에 어떤 버전을 누구에게 전달했는지 남기는 것이 좋습니다. 담당자는 수정본이 만들어졌을 때 이전 버전의 수신자에게도 수정 사실을 알릴 필요가 있는지 정합니다. 목록과 실제 전달 내역이 다르면 차이가 발생한 이유와 처리 결과를 기록하고 보고서 수령 여부를 결정합니다.
자주 묻는 질문
진단 회의의 녹음도 별도 승인을 받아야 합니까?
회사 운영 기준으로 녹음 허용 여부를 사전에 정하는 것이 좋습니다. 회의에서 비공개 내용이 언급될 수 있다면 녹음 목적, 파일을 받을 사람, 보관 위치를 참석자에게 알리고 동의를 요청합니다. 녹음에 동의하지 않은 참석자가 있으면 회의록으로 남길 내용을 합의합니다.
자료 이름만 기재한 목록도 비공개로 처리해야 합니까?
목록의 제목만으로 내부 계획을 알 수 있다면 비공개로 처리할 필요가 있습니다. 담당자는 목록을 전달할 상대가 자료 이름을 알아야 업무를 수행할 수 있는지 판단합니다. 전체 이름이 필요하지 않다면 관리용 식별명으로 바꾸고 회사 내부에서 원본과 연결해 관리합니다.
회사 직원의 개인 저장 공간으로 자료를 보내도 됩니까?
직원이 수신한다는 이유만으로 회사가 승인한 전달 위치라고 판단하지 않습니다. 담당자는 회사의 자료 관리 규정에 따라 사용할 수 있는 위치인지 내부 담당 부서에 묻습니다. 회사가 관리하지 못하는 위치라면 승인된 경로로 다시 전달하도록 요청합니다.
비공개 여부가 모호한 자료는 누가 결정해야 합니까?
마케팅 담당자가 혼자 결정하기보다 해당 정보를 관리하는 부서에 판단을 요청하는 것이 좋습니다. 요청할 때는 자료 전체를 전달해야 하는지와 진단에 필요한 부분을 함께 설명합니다. 부서의 답을 받기 전에는 모호한 내용을 제외하고 전달 가능한 자료로 업무를 진행하도록 협의합니다.
대행사의 구두 동의만으로 자료를 전달해도 됩니까?
구두 동의만으로는 당사자가 합의한 범위를 나중에 정확히 재현하기 어려울 수 있습니다. 담당자는 통화나 회의에서 합의한 처리 조건을 문서로 정리해 대행사에 보내고, 내용이 맞는지 답을 요청합니다. 합의 기록의 법적 효력을 판단하는 일과 실제 업무 조건을 기록하는 일은 별도로 처리합니다.